Açık ofisler verimliliği öldürüyor

Açık ofis sayesinde iletişimin daha fazla arttığını sananlar yanılıyor. Sektörün önde gelen kaynaklarından Ars Technica'da yayınlanan bir makaleye göre açık ofisler iş verimliliğini önemli ölçüde azaltıyor.

Yeni bir çalışmaya göre ofislerdeki duvarları kaldırmak üretkenliğin ve iş birliğinin önüne aslında daha fazla engel koyuyor. Fortune 500 listesindeki iki farklı uluslararası şirkette yapılan çalışmalarda ofis duvarları kaldırıldıktan sonra yüz yüze etkileşimin yaklaşık yüzde 70 oranında azaldığı, e-posta kullanımının ise yüzde 22 ila yüzde 56 oranında arttığı görüldü. Sonuçlar Philosophical Transactions of the Royal Society B dergisinde yayımlandı.

Pek çok şirket ‘duvarlara karşı savaş’ olarak adlandırılan uygulamayı hayata geçirmiş ve çalışma alanlarını daha hareketli hale getirmek için çaba sarf etmişti. Harvard Üniversitesinden Ethan Bernstein ve Stephen Turban bu uygulamanın gerçekten istenen sonucu verip vermediğini araştırdı. Çalışma sonucunda açık ofislerdeki çalışanların mahremiyetlerinin elinden alındığını hissettiği, dikkatlerinin toplayabilmek için büyük kulaklıklar taktıkları ve sürekli izlendiklerini hissettikleri için daima meşgul görünmeye çalıştıkları belirtildi. Tüm bu davranış değişiklikleri çalışanların birbirleriyle daha az etkileşim kurmasına sebep oldu.

Açık ofis zaten sevilen bir kavram değil
Çalışmadan önce de çalışanların açık ofis alanlarını çok fazla sevmedikleri biliniyordu. Yapılan anketlerde çalışanlar sık sık gürültüden, dikkat dağınıklığından, üretkenliğin azalmasından, mahremiyetin ortadan kalkmasından ve sürekli izlendiklerini hissettiklerinden şikayet ediyordu. Ayrıca bazı çalışmalar açık ofislerin çalışanların sağlığını da olumsuz etkilediğini gösteriyordu.

Bernstein ve Turban tüm bu şikayetlere rağmen bugüne kadar açık ofise geçen şirketlerde etkileşim ve performans açısından ne gibi değişiklikler olduğuna dair yeterli veri olmadığını söylüyor. Konuyla ilgili veri toplamak adına ikili, iki büyük şirketle görüştü ve açık ofis modeline geçilmeden önce ve geçildikten sonra şirketteki çalışma ortamını inceledi.

Çalışanlar rozetlerle takip edildi
Adı açıklanmayan şirketlerin ilkinde (OpenCo1) araştırmacılar tasarım değişikliği öncesinde 52 adet çalışanı 15 günlüğüne takip etti. Aynı çalışanlar, ofis tasarımı değiştikten üç ay sonra, yeniden 15 gün boyunca incelendi. Aradaki 3 aylık boşlukta çalışanların yeni ofis düzenine alışması beklendi. İncelenen çalışanlar satış, insan kaynakları, teknoloji, ürün geliştirme ve yönetim alanlarında görevliydi.

Çalışanlar araştırma süresince, üzerinde etkileşimlerini ve hareketlerini takip eden algılayıcılar bulunan bir rozet taktı. Bir mikrofon çalışanların konuşmalarını dinlerken ivmeölçer ile hareketler kaydedildi. Bluetooth algılayıcısı ise ofisteki konumlarını belirledi. Yüz yüze etkileşimler, kullanıcıların kızılötesi algılayıcıları birbirine baktığı zaman kaydedildi. Mikrofonlar ise farklı ses algıladıkları zaman bir konuşma gerçekleştiği not edildi. Konum bilgileri de çalışanların aynı bölgede olduğunu anlamaya yardımcı oldu. Bu durumlar 5 saniyeden uzun bir süre boyunca kesildiğinde o etkileşimin sona erdiği kaydedildi.

Yüz yüze etkileşim azaldı, e-posta sayısı arttı
Araştırmada ayrıca çalışanların elektronik iletişim yöntemlerini kullanma sıklığı da ölçüldü. Buna göre, eski kapalı ofis düzeninde çalışanlar 15 gün boyunca toplam 96 bin 778 kez yüz yüze etkileşim kurdu, 84 bin 26 e-posta gönderdi ve 25 bin 691 adet mesaj attı.

Yeni tasarım kullanıma girdiğinde ise çalışanların yüz yüze geçirdikleri sürenin yüzde 72 azaldığı görüldü. Rakamlar incelendiğinde açık ofisten önce günde 5,8 saati yüz yüze etkileşimle geçiren çalışanların tasarım değişikliğinden sonra günde sadece 1,7 saati yüz yüze görüşmelere ayırdığı görüldü. Bu dönemde elektronik etkileşim arttı. E-posta sayısında yüzde 56 artış görülürken anında mesajlaşmayı kullanma oranı da yüzde 67 yükseldi.

Ayrıca şirketlerin kendi içinde tuttuğu üretkenlik verilerinde de azalma olduğu ifade edildi. Bu azalmanın miktarına dair bir açıklama yapılmadı.

Diğer şirkette de benzer sonuçlar alındı
Araştırmacılar daha sonra aynı çalışmayı ikinci anonim şirkette (OpenCo2) gerçekleştirdi. Bu kez 100 adet çalışanla ve 8’er hafta boyunca yapılan incelemeler neredeyse aynı sonuçlara ulaştı. İkinci araştırmada birbiriyle sıkça etkileşim gösteren çiftler; cinsiyet, görev ve masa konumu gibi diğer değişkenler de incelemeye dahil edildi.

İkinci şirkette de yüz yüze etkileşim yüzde 67 ila 71 oranında azaldı. E-posta kullanımının farklı gruplar arasında yüzde 22 ila 50 oranında arttığı görüldü. Anında mesajlaşma verileri ise ikinci çalışmada takip edilmedi. Bekleneceği üzere, masaları birbirine yakın olan ya da benzer görevlere sahip olan çalışanların daha sık görüştüğü kaydedilirken bu etkinin tahmin edilenden düşük olduğu ifade edildi. Cinsiyetin ise etkileşim oranlarında ciddi bir fark yaratmadığı belirtildi.

Duvarları yıkmak tam tersi etki yaratıyor
Araştırmacılar sonuç olarak duvarları yıkmanın istenilenin aksi yönünde bir etki yarattığını gözlemledi. Bunun sebebinin, çalışanların ortadan kalkan sınırları etkileşimlerine koydukları sınırlarla yeniden inşa etmeye çalışmaları olduğu düşünülüyor. Mahremiyetin de önemli bir etken olduğunu vurgulayan araştırmacılar elde ettikler sonuçları şöyle özetliyor:

Temel bir insan ihtiyacı olan mahremiyetle ilişkili olarak ve mahremiyetin üretkenliği artırdığına dair önceki kanıtlar da göz önünde bulundurulduğunda, ofis mimarisi herkesi görünür kılıyorsa ya da şeffaf bir yapıya sahipse yüz yüze etkileşimi azaltmaktadır. Çünkü çalışanlar mahremiyetlerini korumak için, başka iletişim kanalları kullanmak gibi farklı stratejiler geliştiriyor.

Ancak araştırmacılar ya da çalışanlar, o yaratıcılığı ve kolektif zekayı güçlendirecek iş ortamının nasıl oluşturulacağına dair yeni bir görüş sunmuyor. Sadece, o arzulanan çalışma ortamının duvarları yıkarak sağlanamayacağını biliyoruz.